Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Job Beschreibung

Über uns

Der Alumni-Verein der Rochus und Beatrice Mummert-Stiftung e.V. ist ein Netzwerk von Nachwuchs-, Fach- und Führungskräften aus den Ländern Mittel- und Südosteuropas, die ein Masterstudium in Deutschland erfolgreich absolviert haben. Unser Verein wurde von zahlreichen Alumni des Stipendienprogramms der Rochus und Beatrice Mummert-Stiftung gegründet, um die Vision der Stifter – ein wirtschaftlich und politisch integriertes Europa – weiterzutragen.
Wir fördern Volks- und Berufsbildung einschließlich Studentenhilfe und engagieren uns für internationale Gesinnung, Toleranz und Völkerverständigung. Durch Projekte wie die „Leadership Summer School“ und die „Regional Leadership School“, Seminare, Bildungsreisen und Alumni-Treffen stärken wir die Kompetenzen junger Talente und die Attraktivität einer „Karriere in der Heimat“. Gleichzeitig pflegen wir enge Beziehungen zu Deutschland und tragen dazu bei, wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklung in den Herkunftsländern unserer Mitglieder nachhaltig zu fördern.

Hintergrund der Stelle

Der Verein befindet sich derzeit in einer Phase strategischer Weiterentwicklung. Der Vorstand arbeitet an einer Professionalisierung der Vereinsstrukturen, dem Ausbau bestehender Programme sowie der Initiierung neuer Projekte und Kooperationen in Mittel- und Südosteuropa. Damit verbunden ist ein höherer zeitlicher und inhaltlicher Einsatz des ehrenamtlich tätigen Vorstandes. Um die wachsende Zahl an Aktivitäten, Projekten und Stakeholdern effizient zu koordinieren und die strategischen Vorhaben nachhaltig umzusetzen, soll die Vorstandsarbeit künftig durch eine professionelle Assistenzfunktion unterstützt werden. Die ausgeschriebene Position ist ein zentraler Baustein, um Kontinuität im Tagesgeschäft sicherzustellen und gleichzeitig Raum für die inhaltliche und strategische Arbeit des Vorstandes zu schaffen.

Das sind Ihre Aufgaben:

Administration & Organisation
• Professionelle Unterstützung des Vereinsvorstandes bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft und in der Vereinsführung.
• Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Gremien- und Mitgliederversammlungen (z. B. Agendaerstellung, Unterlagen, Protokolle, Nachverfolgung von Beschlüssen).
• Pflege und Weiterentwicklung der Mitgliederverwaltung sowie der dazugehörigen Datenbanken und Verzeichnisse sowie allgemeine Büroorganisation (z. B. Korrespondenz, Ablage, Vertrags- und Dokumentenmanagement).

Finanzen
• Koordination und Vorbereitung der laufenden Buchführung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sowie Verwaltung des Vereinskontos.
• Abwicklung von Reisekostenerstattungen, Aufwandsentschädigungen und projektbezogenen Abrechnungen.
• Unterstützung bei der Erstellung einfacher Auswertungen, Übersichten und Budgetunterlagen für Vorstand und Mitgliederversammlung.

Kommunikation
• Schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen Ansprechpartnern (Mitglieder, Vorstand, Advisory Board, Projektteams) und externen Partnern (z. B. Projektmanager, Steuerberater, Notar, Rechtsanwalt, Dienstleister).
• Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für Vorstand und Mitgliederversammlung.
• Unterstützung beim Auf- und Ausbau der internen und externen Kommunikation (z. B. Website-Updates, Newsletter, Social Media) in Abstimmung mit dem Vorstand.

Projektunterstützung & Events
• Operative Unterstützung in unseren Projekten „Leadership Summer School“ und „Regional Leadership School“ (z. B. Logistik und Organisation, Kommunikation mit Teilnehmenden, Terminplanung, Vorbereitung von Materialien, Unterstützung beim Mentoring-Matching).
• Unterstützung bei der Organisation weiterer Veranstaltungen und Formate (z. B. Online-Seminare, Alumni-Treffen, Workshops).
• Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse, Vorlagen und Standards rund um Projekte und Veranstaltungen.

Das bringen Sie mit:
● Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich bzw. eine vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung – idealerweise in Assistenz-, Office-Management- oder Vereinskontexten.
● Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; von Vorteil sind zusätzlich Kenntnisse in einer südosteuropäischen Sprache (z. B. Serbisch, Kroatisch oder Bosnisch).
● Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit.
● Ausgeprägte organisatorische und koordinative Fähigkeiten und Freude daran, mehrere Aufgaben parallel zu steuern.
● Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Programme (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) und Offenheit für den Einsatz moderner digitaler Tools (z. B. Kollaborations- und Videokonferenz-Tools).
● Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein wertschätzender, serviceorientierter Umgang mit verschiedenen Stakeholdern.
● Leidenschaft für gemeinnützige Programme in den Bereichen Volks- und Berufsbildung, Studentenhilfe, europäische Integration und Völkerverständigung.
● Erfahrung im Management oder in der Verwaltung eines Vereins bzw. einer gemeinnützigen Organisation ist von Vorteil.
● Interesse an Technologie und idealerweise erste Erfahrungen im Umgang mit Anwendungen im Bereich Künstlicher Intelligenz.